Regulamin świadczenia usług InConvento

§ 1. Postanowienia ogólne

1. 1.
   Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usług w ramach aplikacji InConvento, dostępnej pod adresem inconvento.pl oraz w domenach i aplikacjach wskazanych przez Operatora.
2. 2.
   Usługi są świadczone przez Antoniego Wysockiego, prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Antoni Wysocki, NIP 5212609990, REGON 366482484, adres: ul. Wiolinowa 2/50, 02-785 Warszawa, adres e‑mail: kontakt@inconvento.pl („Operator”).
3. 3.
   Usługi są przeznaczone wyłącznie dla podmiotów innych niż konsumenci, w szczególności wspólnot zakonnych, domów zakonnych, prowincji i innych kościelnych osób prawnych lub jednostek organizacyjnych. Operator nie zawiera Umów z konsumentami ani z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą na prawach konsumenta (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego).
4. 4.
   Integralną częścią Umowy są: Cennik (Załącznik nr 1), Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (Załącznik nr 2) oraz Polityka Prywatności. Cennik jest odrębnym dokumentem; jego zmiana nie stanowi zmiany Regulaminu i następuje w trybie § 8.
5. 5.
   Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie na stronie inconvento.pl w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

§ 2. Definicje

1. 1.
   Operator – podmiot wskazany w § 1 ust. 2.
2. 2.
   Klient – podmiot, o którym mowa w § 1 ust. 3, który zawarł z Operatorem Umowę.
3. 3.
   Użytkownik – osoba fizyczna, której Klient nadał dostęp do Konta Klienta (np. członek wspólnoty, pracownik, współpracownik).
4. 4.
   Aplikacja – oprogramowanie InConvento udostępniane przez przeglądarkę internetową lub aplikację mobilną.
5. 5.
   Konto Klienta – wyodrębniona część Aplikacji przypisana Klientowi, w ramach której Klient i jego Użytkownicy korzystają z Usług.
6. 6.
   Usługa – udostępnianie Aplikacji w zakresie Modułów, Dodatków lub Planu wybranych przez Klienta, wraz z przechowywaniem danych i wsparciem technicznym.
7. 7.
   Moduł – wyodrębniony zakres funkcji Aplikacji, wymieniony w Cenniku, który Klient może zamówić osobno.
8. 7a.
   Dodatek – funkcja lub zestaw funkcji rozszerzających Moduł albo funkcja dodatkowa Aplikacji, wymienione w Cenniku i płatne osobno.
9. 8.
   Plan Legacy – plan abonamentowy obowiązujący przed wprowadzeniem Modułów, dostępny wyłącznie dla Klientów, którzy korzystali z niego w dniu wejścia w życie Regulaminu, na zasadach określonych w Cenniku.
10. 9.
    Cennik – dokument określający Moduły, Plany Legacy, ceny, zasady ustalania ceny (w tym zależność ceny od liczby członków wspólnoty), dostępne pakiety oraz ewentualne zasady przejściowe i rabaty.
11. 10.
    Abonament – opłata należna za Usługę za Okres rozliczeniowy, w wysokości wynikającej z Cennika.
12. 11.
    Okres rozliczeniowy – miesiąc kalendarzowy.
13. 12.
    Zamówienie – oświadczenie Klienta złożone przez formularz w Aplikacji, e‑mailem albo w inny uzgodniony sposób, określające wybrane Moduły, Dodatki lub Plan oraz dane do faktury.
14. 13.
    Umowa – umowa o świadczenie Usług zawarta między Operatorem a Klientem na warunkach Regulaminu.
15. 14.
    Dane Klienta – wszelkie dane, w tym dane osobowe, wprowadzone do Aplikacji przez Klienta lub Użytkowników.
16. 15.
    RODO – rozporządzenie (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
17. 16.
    Dekret KEP – Dekret ogólny Konferencji Episkopatu Polski w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w Kościele katolickim z 13 marca 2018 r.
18. 17.
    Automatyczny dostęp – korzystanie z Aplikacji, w którym wyświetlanie stron, wysyłanie zapytań, wypełnianie formularzy lub odczytywanie treści wykonuje oprogramowanie zamiast Użytkownika, także na jego polecenie, w szczególności boty, skrypty, scrapery, crawlery, agenci sztucznej inteligencji oraz przeglądarki sterowane programowo.
19. 18.
    Administrator Konta – Użytkownik, któremu Klient nadał w Aplikacji uprawnienia do zarządzania Kontem Klienta.
20. 19.
    Przełożony – osoba wskazana przez Klienta w Koncie Klienta jako przełożony wspólnoty (np. przeor, gwardian, przełożona domu).
21. 20.
    Osoba do spraw rozliczeń – osoba wskazana przez Klienta w Koncie Klienta jako odpowiedzialna za sprawy finansowe wspólnoty (np. prokurator, ekonom).
22. 21.
    Integracja – funkcja Aplikacji współpracująca z usługą podmiotu trzeciego (np. Kalendarz Google), którą Klient włącza w Aplikacji; może być częścią Dodatku.
23. 22.
    Ekran informacyjny – widok Aplikacji udostępniony przez Operatora do stałego wyświetlania, który odświeża się automatycznie (np. grafik dla kuchni, tablica rezerwacji).
24. 23.
    Tryb ograniczony – stan Konta Klienta opisany w § 6 ust. 6.

§ 3. Rodzaje i zakres Usług

1. 1.
   W ramach Usługi Operator udostępnia Klientowi Aplikację w zakresie zamówionych Modułów i Dodatków albo Planu Legacy, przechowuje Dane Klienta, wykonuje kopie zapasowe i zapewnia wsparcie techniczne drogą e‑mailową.
2. 2.
   Aktualna lista Modułów i Dodatków, ich wzajemne zależności (np. Dodatek wymagający Modułu) oraz zasady przypisania Klienta do kategorii cenowej określa Cennik.
3. 3.
   Operator rozwija Aplikację i może zmieniać jej funkcje, o ile nie pogarsza to istotnie zakresu Modułów, za które Klient płaci. Nowe funkcje Operator udostępnia Klientom korzystającym z danego Modułu w ramach jego dotychczasowej ceny albo jako nowy Dodatek płatny osobno; udostępnienie funkcji w cenie Modułu nie stanowi zmiany Regulaminu ani Cennika, a wprowadzenie nowego Dodatku lub Modułu jest zmianą Cennika w trybie § 8 ust. 2. Funkcji, z której Klient korzysta w ramach opłacanego Modułu, Operator nie przenosi do płatnego Dodatku bez zachowania trybu § 8 ust. 3–4. Opis Modułów i Dodatków w Cenniku ma charakter przykładowy.
4. 4.
   Plany Legacy obejmują funkcje dostępne w dniu wejścia w życie Regulaminu. Funkcje dodane później Klient otrzymuje w Planie Legacy, jeżeli Operator je w nim udostępni. Wyłączenie z Planu Legacy funkcji, z której Klient korzysta, jest zmianą Cennika ograniczającą zakres Usługi i następuje w trybie § 8 ust. 3–4. Operator nadal usuwa w Planach Legacy błędy, wprowadza poprawki bezpieczeństwa i zmiany wymagane przez przepisy. Klient korzystający z Planu Legacy może w każdej chwili przejść na Moduły na zasadach Cennika.
5. 5.
   Od założenia Konta Klienta do uruchomienia Aplikacji w codziennym funkcjonowaniu Klienta trwa bezpłatny okres wdrożeniowy. Dzień uruchomienia, od którego Usługa jest płatna, Operator i Klient ustalają e‑mailem. Szczegóły określa Cennik.
6. 6.
   Aplikacja umożliwia Klientowi przyjmowanie płatności online w formularzach (intencje, wydarzenia, formularze charytatywne) przez operatora płatności, z którym Klient zawarł umowę we własnym imieniu. Operator jedynie przekierowuje osobę płacącą do operatora płatności. Środki trafiają bezpośrednio na rachunek Klienta. Operator nie jest stroną tych płatności, nie przyjmuje środków i nie odpowiada za działanie operatora płatności.
7. 7.
   Operator może udostępniać szczegółowe dane intencji sprzed 1 stycznia poprzedniego roku wyłącznie w postaci plików archiwalnych (XLSX lub PDF) generowanych w Aplikacji, a w ekranach Aplikacji – w postaci raportów podsumowujących. O wprowadzeniu tej zmiany Operator informuje Klienta komunikatem w Aplikacji co najmniej 30 dni wcześniej. Dane te pozostają w bazie Aplikacji do zakończenia Umowy albo do polecenia Klienta, by je usunąć.
8. 8.
   Integracje Klient włącza i wyłącza samodzielnie w Aplikacji. Włączenie Integracji wymaga zaznaczenia zgody przez Administratora Konta i oznacza polecenie przekazywania wskazanych przy włączeniu danych do usługi podmiotu trzeciego, z której Klient korzysta na podstawie własnej umowy z tym podmiotem (Załącznik nr 2, § 2 ust. 8). Jeżeli Integracja jest częścią Dodatku, wymaga zamówienia tego Dodatku według Cennika. Operator nie odpowiada za działanie usług podmiotów trzecich.

§ 4. Wymagania techniczne

1. 1.
   Do korzystania z Aplikacji potrzebne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna wersja przeglądarki Chrome, Firefox, Safari lub Edge z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies niezbędnych do logowania, oraz aktywny adres e‑mail. Aplikację można zainstalować na telefonie lub komputerze jako aplikację webową (PWA) z poziomu przeglądarki.
2. 2.
   Operator dokłada starań, aby Aplikacja była dostępna przez całą dobę. Operator może przeprowadzać prace serwisowe, w miarę możliwości w godzinach nocnych i z uprzedzeniem Klienta o pracach planowanych.

§ 5. Zawarcie Umowy

1. 1.
   Umowa, w tym Umowa powierzenia (Załącznik nr 2), zostaje zawarta z chwilą akceptacji Regulaminu, Cennika, Umowy powierzenia i Polityki Prywatności w Aplikacji przez osobę uprawnioną do działania w imieniu Klienta (przełożonego, prokuratora lub ekonoma albo osobę przez nich upoważnioną). Nowy Klient akceptuje dokumenty w kreatorze uruchomienia Konta Klienta, udostępnianym po zaproszeniu przez Operatora albo po zatwierdzeniu przez Operatora zgłoszenia złożonego na stronie inconvento.pl. Zgłoszenie nie jest ofertą; Operator może odmówić jego zatwierdzenia, w szczególności gdy nie ma pewności, że zgłaszający działa w imieniu podmiotu z § 1 ust. 3. Podpisanie odrębnego dokumentu nie jest wymagane.
2. 2.
   Osoba akceptująca wskazuje, w jakim charakterze działa (przełożony, prokurator lub ekonom albo osoba upoważniona – wtedy wskazuje, przez kogo), i oświadcza, że jest upoważniona do działania w imieniu Klienta oraz że Klient nie jest konsumentem. Operator przechowuje informację o akceptacji: konto, imię i nazwisko, adres e‑mail, datę i godzinę, wersje dokumentów, charakter działania oraz treść i wersję oświadczenia. Potwierdzenie akceptacji Operator wysyła e‑mailem osobie akceptującej, Przełożonemu i Osobie do spraw rozliczeń.
3. 3.
   Jeżeli osoba akceptująca nie była upoważniona, Klient może potwierdzić zawarcie Umowy (art. 103 Kodeksu cywilnego), w szczególności przez zapłatę Abonamentu lub dalsze korzystanie z Usługi po otrzymaniu potwierdzenia z ust. 2. Klient, który nie potwierdza zawarcia Umowy, niezwłocznie zawiadamia o tym Operatora e‑mailem.
4. 4.
   Po zawarciu Umowy Operator przesyła Klientowi e‑mailem potwierdzenie wskazujące zamówione Moduły, Dodatki lub Plan, kategorię cenową, wysokość Abonamentu, datę rozpoczęcia świadczenia Usługi oraz Regulamin i jego załączniki w formie pliku PDF.
5. 5.
   Umowa jest zawierana na czas nieokreślony.
6. 6.
   Klient może w każdej chwili dokupić Moduł lub Dodatek. Są one udostępniane niezwłocznie, a Abonament za nie jest naliczany od pierwszego Okresu rozliczeniowego następującego po zamówieniu. Rezygnacja z Modułu lub Dodatku następuje ze skutkiem na koniec Okresu rozliczeniowego.

§ 5a. Osoby wskazane przez Klienta i zawiadomienia

1. 1.
   Klient wskazuje w Koncie Klienta Przełożonego i Osobę do spraw rozliczeń i odpowiada za aktualność tych wskazań, w szczególności po zmianie osób pełniących te funkcje.
2. 2.
   Operator kieruje e‑mailem:

   1. a)
      do Przełożonego – zawiadomienia o zmianie Regulaminu i Polityki Prywatności, o zmianie podprocesorów (Załącznik nr 2, § 4 ust. 3) oraz o środkach z § 7b,
   2. b)
      do Osoby do spraw rozliczeń – faktury, wezwania do zapłaty i informacje o płatnościach,
   3. c)
      do obu – zawiadomienia o zmianie Cennika. Jeżeli osoba nie została wskazana, Operator kieruje zawiadomienie na adres e‑mail Administratora Konta. Operator może dodatkowo wyświetlić zawiadomienie w Aplikacji.
3. 3.
   Zawiadomienie lub wezwanie wysłane na adres wskazany zgodnie z ust. 2 uważa się za doręczone w najbliższym dniu roboczym po dniu wysłania.

§ 6. Płatności i faktury

1. 1.
   Klient płaci Abonament z góry za każdy Okres rozliczeniowy, przelewem na rachunek wskazany na fakturze, w terminie 14 dni od jej wystawienia, chyba że faktura wskazuje inny termin.
2. 2.
   Wysokość Abonamentu wynika z Cennika obowiązującego w danym Okresie rozliczeniowym oraz z parametrów Klienta (zamówione Moduły i Dodatki, liczba członków wspólnoty) ustalonych na zasadach opisanych w Cenniku.
3. 3.
   Faktury są wystawiane w Krajowym Systemie e‑Faktur (KSeF), gdy wymagają tego przepisy. Klient, który nie jest czynnym podatnikiem VAT lub nie ma siedziby w Polsce, otrzymuje fakturę lub jej wizualizację na adres e‑mail Osoby do spraw rozliczeń (§ 5a).
4. 4.
   Za dzień zapłaty uznaje się dzień uznania rachunku bankowego Operatora.
5. 5.
   W razie opóźnienia w zapłacie Operator może naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Jeżeli opóźnienie przekracza 14 dni od dnia doręczenia Klientowi wezwania do zapłaty (§ 5a ust. 3), Operator może przełączyć Konto Klienta w Tryb ograniczony do czasu zapłaty. Operator włącza Tryb ograniczony ręcznie i zawiadamia o tym Klienta e‑mailem.
6. 6.
   W Trybie ograniczonym:

   1. a)
      Użytkownicy inni niż Administrator Konta nie mają dostępu do Aplikacji,
   2. b)
      nie działają strony publiczne Klienta, ramki osadzone na jego stronach, formularze (w tym intencji online, zgłoszeń na wydarzenia i charytatywne) ani Ekrany informacyjne; osoby odwiedzające widzą informację o czasowej niedostępności,
   3. c)
      Administrator Konta może się zalogować i ma dostęp tylko do odczytu do informacji o płatnościach i fakturach, raportów (w szczególności przyjętych i odprawionych intencji, raportu finansowego intencji i grafików) i archiwum, a także do eksportu Danych Klienta i akceptacji dokumentów,
   4. d)
      płatności online rozpoczęte przed włączeniem Trybu ograniczonego są dokańczane,
   5. e)
      Dane Klienta nie są usuwane, a Umowa powierzenia nadal obowiązuje. Klient odpowiada wobec osób korzystających z jego stron publicznych za skutki ich niedostępności w Trybie ograniczonym.

§ 7. Prawa i obowiązki stron

1. 1.
   Klient zapewnia, że on i jego Użytkownicy korzystają z Aplikacji zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami, nie wprowadzają treści bezprawnych i nie naruszają praw osób trzecich.
2. 2.
   Klient odpowiada za nadawanie i odbieranie uprawnień Użytkownikom oraz za zachowanie przez nich poufności danych logowania. Klient zapoznaje Użytkowników z zasadami korzystania z Aplikacji wynikającymi z Regulaminu, w szczególności z zasadami z § 7a. Operator udostępnia Użytkownikom w Aplikacji Regulamin i Politykę Prywatności. Użytkownicy nie są stroną Umowy i nie muszą akceptować Regulaminu.
3. 3.
   Dane Klienta pozostają własnością Klienta. Operator wykorzystuje je wyłącznie w celu świadczenia Usługi, zgodnie z Załącznikiem nr 2.
4. 4.
   Majątkowe prawa autorskie do Aplikacji przysługują Operatorowi. Na czas trwania Umowy Klient otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z Aplikacji w zakresie zamówionych Modułów i Dodatków. Licencja nie obejmuje działań, o których mowa w § 7a ust. 2.
5. 5.
   Operator usuwa zgłoszone awarie niezwłocznie. Jeżeli awaria uniemożliwiająca korzystanie z Aplikacji nie zostanie usunięta w ciągu 7 dni od zgłoszenia, Klient może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym i otrzymuje zwrot opłaty za niewykorzystaną część Okresu rozliczeniowego.

§ 7a. Niedozwolone korzystanie z Aplikacji

1. 1.
   Klient i Użytkownicy korzystają z Aplikacji wyłącznie na wewnętrzne potrzeby Klienta, w zakresie licencji z § 7 ust. 4.
2. 2.
   Bez zgody Operatora wyrażonej w formie dokumentowej (np. e‑mailem) zabronione jest:

   1. a)
      korzystanie z Aplikacji w drodze Automatycznego dostępu,
   2. b)
      systematyczne lub hurtowe pobieranie albo kopiowanie zawartości Aplikacji innej niż Dane Klienta, w szczególności tekstów, widoków i układu ekranów, struktury danych i formularzy, w tym przez serie zrzutów ekranu lub zapisów stron,
   3. c)
      dekompilacja, deasemblacja i inżynieria wsteczna Aplikacji, w tym próby ustalenia jej kodu źródłowego, algorytmów (w szczególności algorytmu wyznaczania oficjów) lub logiki działania po stronie serwera,
   4. d)
      wykorzystywanie Aplikacji lub informacji uzyskanych dzięki dostępowi do niej do tworzenia, rozwijania lub ulepszania produktu albo usługi konkurencyjnej wobec Aplikacji, a także udostępnianie ich osobie trzeciej w tym celu,
   5. e)
      wykorzystywanie zawartości Aplikacji innej niż Dane Klienta do eksploracji tekstów i danych lub do trenowania, dostrajania lub testowania modeli sztucznej inteligencji, a także przekazywanie jej w tym celu osobie trzeciej,
   6. f)
      obchodzenie lub testowanie zabezpieczeń, limitów zapytań i mechanizmów wykrywania automatyzacji, korzystanie z cudzego konta oraz udostępnianie danych logowania osobom spoza Użytkowników,
   7. g)
      działania, które obciążają Aplikację w sposób zakłócający jej działanie.
3. 3.
   Zakaz z ust. 2 nie obejmuje:

   1. a)
      korzystania z funkcji udostępnionych przez Operatora, w szczególności eksportu danych, wydruków, Integracji, Ekranów informacyjnych i udostępnionych interfejsów,
   2. b)
      technologii wspomagających i zwykłych funkcji przeglądarki, takich jak czytnik ekranu, powiększanie, tłumaczenie strony czy menedżer haseł,
   3. c)
      korzystania przez Klienta z Danych Klienta po ich pobraniu z Aplikacji przez funkcje eksportu, w dowolny sposób i dowolnymi narzędziami, oraz przenoszenia danych na zasadach § 10.
4. 4.
   Postanowienia ust. 2 nie ograniczają uprawnień, których nie można wyłączyć umową, w szczególności z art. 75 ust. 2 pkt 2 i 3 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
5. 5.
   Operator zastrzega, w rozumieniu art. 26³ ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, że utwory i inne przedmioty praw Operatora udostępniane w Aplikacji i na stronie inconvento.pl, w tym kod, interfejs, teksty i grafiki, nie mogą być zwielokrotniane w celu eksploracji tekstów i danych, w tym trenowania modeli sztucznej inteligencji. Zastrzeżenie jest wyrażone także w formacie przeznaczonym do odczytu maszynowego. Zastrzeżenie nie dotyczy Danych Klienta.

§ 7b. Ograniczenie dostępu przy naruszeniu § 7a

1. 1.
   W celu ochrony Aplikacji Operator stosuje środki techniczne, w szczególności limity zapytań, wykrywanie automatyzacji, oznaczanie wyświetlanych treści identyfikatorem konta oraz zapisywanie w dziennikach informacji o aktywności kont, na zasadach opisanych w Polityce Prywatności.
2. 2.
   Jeżeli Operator ma uzasadnione podejrzenie naruszenia § 7a ust. 2, oparte na konkretnych okolicznościach (np. liczba, tempo lub powtarzalność zapytań niemożliwe przy ręcznym korzystaniu, odwołania do elementów Aplikacji niewidocznych dla Użytkownika, pojawienie się oznaczeń konta w treściach poza Aplikacją), może, stosując środek najmniej dotkliwy, który wystarcza do usunięcia naruszenia:

   1. a)
      automatycznie i czasowo, nie dłużej niż na 24 godziny, ograniczyć liczbę zapytań lub zażądać ponownego zalogowania,
   2. b)
      wezwać Klienta i Użytkownika do zaprzestania naruszenia,
   3. c)
      zawiesić dostęp konta danego Użytkownika do czasu wyjaśnienia sprawy, nie dłużej niż na 14 dni,
   4. d)
      zablokować konto Użytkownika, jeżeli naruszenie zostało potwierdzone, jest powtarzające się lub dotyczy § 7a ust. 2 lit. c–e,
   5. e)
      wypowiedzieć Umowę na podstawie § 9 ust. 3 lit. c.
3. 3.
   Środki z ust. 2 lit. b–d dotyczą konta konkretnego Użytkownika. Nie ograniczają dostępu pozostałych Użytkowników i nie powodują usunięcia Danych Klienta.
4. 4.
   O zastosowaniu środka z ust. 2 lit. c–e Operator zawiadamia e‑mailem Klienta (Przełożonego, § 5a) i Użytkownika, którego środek dotyczy, najpóźniej w chwili jego zastosowania. Zawiadomienie zawiera: zastosowany środek i czas jego trwania, opis okoliczności i ustaleń, na których Operator się oparł (w zakresie, który nie ujawnia działania zabezpieczeń), naruszone postanowienie Regulaminu oraz informację o odwołaniu.
5. 5.
   Klient lub Użytkownik może odwołać się e‑mailem na adres kontakt@inconvento.pl w ciągu 14 dni od zawiadomienia, przedstawiając wyjaśnienia (np. korzystanie z technologii wspomagającej). Operator rozpatruje odwołanie osobiście w ciągu 14 dni. Jeżeli odwołanie zostanie uwzględnione, Operator niezwłocznie przywraca dostęp.
6. 6.
   Przed zastosowaniem środka Operator utrwala dzienniki i inne informacje potwierdzające naruszenie. Przechowuje je do zakończenia sprawy, a jeżeli sprawa może prowadzić do roszczeń – do ich przedawnienia.
7. 7.
   Zastosowanie środków z ust. 2 nie wyłącza roszczeń Operatora o naprawienie szkody.

§ 8. Zmiana Cennika

1. 1.
   Operator może zmienić Cennik, w tym wysokość cen, kategorie cenowe, zakres i zależności Modułów i Dodatków oraz pakiety, z ważnych przyczyn, którymi są:

   1. a)
      wzrost kosztów świadczenia Usługi (w szczególności hostingu, licencji, usług podwykonawców, wynagrodzeń) lub wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanego przez Prezesa GUS,
   2. b)
      zmiana przepisów prawa, w tym stawek podatków, wpływająca na koszt lub sposób świadczenia Usługi,
   3. c)
      rozszerzenie lub zmiana funkcji Aplikacji, w tym wprowadzenie nowych Modułów i Dodatków,
   4. d)
      zmiana modelu sprzedaży Usługi, w tym wycofanie lub przekształcenie Planów Legacy.
2. 2.
   Zmiana Cennika, która nie zwiększa opłat Klienta (np. nowy Moduł lub Dodatek, obniżka ceny, nowy pakiet), obowiązuje od dnia publikacji na stronie inconvento.pl.
3. 3.
   O zmianie Cennika, która zwiększa opłaty Klienta lub ogranicza zakres jego Usługi, Operator informuje Klienta e‑mailem (§ 5a) co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie. Zmiana obowiązuje od pierwszego Okresu rozliczeniowego rozpoczynającego się po upływie tego terminu.
4. 4.
   Klient, który nie akceptuje zmiany, o której mowa w ust. 3, może wypowiedzieć Umowę przed dniem wejścia zmiany w życie, ze skutkiem na ten dzień, bez dodatkowych opłat. Do tego dnia obowiązuje dotychczasowa cena.
5. 5.
   Operator może przyznać Klientowi indywidualny rabat, w tym na określony czas. Po jego upływie obowiązuje cena według Cennika, bez potrzeby odrębnego powiadomienia o zmianie ceny.
6. 6.
   Ceny ustalone indywidualnie w Zamówieniu lub odrębnym porozumieniu mają pierwszeństwo przed Cennikiem przez czas w nich wskazany.

§ 9. Czas trwania i rozwiązanie Umowy

1. 1.
   Klient może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie, e‑mailem na adres kontakt@inconvento.pl, ze skutkiem na koniec Okresu rozliczeniowego, w którym złożył wypowiedzenie.
2. 2.
   Operator może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 3‑miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
3. 3.
   Operator może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Klient:

   1. a)
      zalega z zapłatą co najmniej dwóch Abonamentów mimo wezwania do zapłaty z wyznaczeniem dodatkowego terminu co najmniej 14 dni,
   2. b)
      rażąco narusza § 7 ust. 1 i nie zaprzestaje naruszeń mimo wezwania,
   3. c)
      narusza § 7a ust. 2 lit. d, albo – mimo wezwania – nie zapobiega dalszym naruszeniom § 7a ust. 2 przez Użytkowników lub dopuszcza do ich powtórzenia.
4. 4.
   Po rozwiązaniu Umowy Operator zapewnia Klientowi przez 30 dni możliwość eksportu Danych Klienta w formatach CSV i XLSX, a grafików i raportów w formacie PDF, w zakresie dostępnym w Aplikacji. W tym samym terminie Operator przekazuje Klientowi na jego żądanie pozostałe Dane Klienta na zasadach § 10 ust. 5. Po upływie tego terminu Operator usuwa Dane Klienta, z zastrzeżeniem kopii zapasowych, które są usuwane w ciągu kolejnych 6 miesięcy i do tego czasu nie są wykorzystywane w innym celu niż odtworzenie danych po awarii, oraz danych, których przechowywanie wymagają przepisy. W przypadku wypowiedzenia na podstawie ust. 3 lit. c Operator przekazuje Klientowi eksport Danych Klienta e‑mailem lub przez bezpieczny link, jeżeli dostęp do Aplikacji został zablokowany.

§ 10. Zmiana dostawcy i przenoszenie danych

1. 1.
   Klient może w każdym czasie zażądać przeniesienia Danych Klienta do innego dostawcy usług lub do własnej infrastruktury. Żądanie oznacza wypowiedzenie Umowy z okresem wypowiedzenia nie dłuższym niż 2 miesiące, chyba że Klient wskaże inaczej.
2. 2.
   Po upływie okresu wypowiedzenia rozpoczyna się okres przejściowy trwający 30 dni kalendarzowych. W okresie przejściowym Umowa nadal obowiązuje, a Operator:

   1. a)
      zapewnia ciągłość działania Usługi i bezpieczeństwo Danych Klienta,
   2. b)
      udostępnia eksport Danych Klienta,
   3. c)
      udziela Klientowi pomocy technicznej przy przenoszeniu danych, e‑mailem.
3. 3.
   Klient może jednokrotnie przedłużyć okres przejściowy o okres, który uzna za potrzebny, zawiadamiając o tym Operatora e‑mailem przed jego upływem. Za czas przedłużenia Klient płaci Abonament według Cennika.
4. 4.
   Eksport obejmuje wszystkie Dane Klienta wprowadzone przez Klienta i Użytkowników, w szczególności:

   1. a)
      dane członków wspólnoty, pracowników i współpracowników oraz ich role i uprawnienia,
   2. b)
      intencje, ich rozliczenia i dane z formularzy intencji online,
   3. c)
      kalendarze, przeszkody, preferencje i przydziały oficjów,
   4. d)
      zasoby i rezerwacje,
   5. e)
      kategorie, operacje i rozliczenia finansowe,
   6. f)
      zgłoszenia na wydarzenia i dane z formularzy charytatywnych,
   7. g)
      metadane wpisów: daty utworzenia i modyfikacji oraz autora wpisu, a także identyfikatory pozwalające odtworzyć powiązania między rekordami.
5. 5.
   Dane są eksportowane w formatach CSV i XLSX, a grafiki i raporty w formacie PDF. Dane, których nie obejmuje eksport dostępny w Aplikacji, Operator przekazuje Klientowi w tych formatach (a na życzenie Klienta także w formacie SQL) e‑mailem lub przez bezpieczny link, w ciągu 14 dni od żądania. Eksport nie obejmuje danych wewnętrznych Operatora, stanowiących jego tajemnicę przedsiębiorstwa lub służących bezpieczeństwu: kodu źródłowego i konfiguracji Aplikacji, algorytmu wyznaczania oficjów, haseł i ich skrótów, dzienników systemowych.
6. 6.
   Znane ograniczenia przenoszenia danych: eksport ma postać plików, a nie bezpośredniego połączenia z systemem innego dostawcy; raporty i grafiki w PDF są zapisem stanu z dnia eksportu; hasła Użytkowników nie są przenoszone, więc w nowym systemie trzeba je ustawić ponownie; ustawienia i uprawnienia trzeba odtworzyć w nowym systemie, bo ich struktura zależy od tego systemu.
7. 7.
   Operator nie pobiera opłat za przeniesienie danych ani za eksport. Strony współpracują w dobrej wierze, aby zmiana dostawcy przebiegła sprawnie i bez utraty danych.

§ 11. Odpowiedzialność

1. 1.
   Operator odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach ogólnych, z ograniczeniami wskazanymi w ust. 2–3.
2. 2.
   Operator nie odpowiada za szkody wynikające z:

   1. a)
      przerw w działaniu Aplikacji spowodowanych siłą wyższą, awarią sieci telekomunikacyjnych lub usług podmiotów trzecich niezależnych od Operatora,
   2. b)
      udostępnienia danych logowania przez Klienta lub Użytkowników osobom nieuprawnionym,
   3. c)
      treści wprowadzonych przez Klienta lub Użytkowników.
3. 3.
   Łączna odpowiedzialność Operatora wobec Klienta jest ograniczona do sumy Abonamentów zapłaconych przez Klienta w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę i nie obejmuje utraconych korzyści. Ograniczenie nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie oraz odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na podstawie przepisów, w tym art. 82 RODO.

§ 12. Treści bezprawne i punkt kontaktowy

1. 1.
   Pojedynczym punktem kontaktowym dla Klientów, Użytkowników i organów (art. 11 i 12 rozporządzenia (UE) 2022/2065, „DSA”) jest adres kontakt@inconvento.pl. Komunikacja odbywa się w języku polskim lub angielskim.
2. 2.
   Każdy może zgłosić treść, którą uważa za bezprawną, e‑mailem na adres z ust. 1. Zgłoszenie powinno zawierać uzasadnienie, wskazanie miejsca treści, dane zgłaszającego (nie dotyczy zgłoszeń dotyczących przestępstw przeciwko dzieciom) oraz oświadczenie o działaniu w dobrej wierze.
3. 3.
   Operator rozpatruje zgłoszenie bez zbędnej zwłoki. Jeżeli Operator ograniczy dostęp do treści lub Konta Klienta, informuje o tym Klienta, podając uzasadnienie i sposób odwołania się od decyzji (art. 17 DSA). Klient może odwołać się e‑mailem w ciągu 14 dni; Operator rozpatruje odwołanie w ciągu 14 dni. Ograniczenia z powodu naruszenia § 7a podlegają procedurze z § 7b.
4. 4.
   Operator nie moderuje treści w sposób zautomatyzowany. Automatyczne są wyłącznie czasowe limity zapytań (§ 7b ust. 2 lit. a). O zawieszeniu lub blokadzie konta decyduje Operator osobiście.

§ 13. Dane osobowe

1. 1.
   Zasady przetwarzania danych osobowych przez Operatora jako administratora (dane osób reprezentujących Klienta, osób kontaktowych, Użytkowników w zakresie logowania i bezpieczeństwa) opisuje Polityka Prywatności.
2. 2.
   W zakresie Danych Klienta Operator działa jako podmiot przetwarzający na rzecz Klienta, na zasadach Umowy powierzenia (Załącznik nr 2), zawieranej wraz z Umową.

§ 14. Reklamacje

1. 1.
   Reklamacje dotyczące Usług należy składać e‑mailem na adres kontakt@inconvento.pl, wskazując Klienta, opis problemu i oczekiwany sposób rozwiązania.
2. 2.
   Operator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i przesyła odpowiedź e‑mailem.

§ 15. Zmiana Regulaminu

1. 1.
   Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, którymi są: zmiana przepisów prawa, orzeczenie sądu lub decyzja organu, zmiana zakresu lub sposobu świadczenia Usług, wprowadzenie nowych Usług, potrzeba usunięcia niejasności lub błędów, względy bezpieczeństwa.
2. 2.
   O zmianie Regulaminu Operator informuje Klientów e‑mailem (§ 5a) co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie. Klient, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie.
3. 3.
   Zmiany korzystne dla Klientów lub wymagane przez przepisy mogą wejść w życie w krótszym terminie, jeżeli wynika to z tych przepisów.
4. 4.
   Zmiana Cennika następuje wyłącznie w trybie § 8 i nie wymaga zmiany Regulaminu.

§ 16. Postanowienia końcowe

1. 1.
   Do Umowy stosuje się prawo polskie.
2. 2.
   Spory rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla siedziby Operatora.
3. 3.
   Wiążąca jest polska wersja Regulaminu. Operator może udostępnić tłumaczenia w celach informacyjnych.
4. 4.
   Klienci, którzy korzystają z Usług przed 1.12.2026, są informowani o nowym Regulaminie e‑mailem co najmniej 30 dni przed jego wejściem w życie i mogą wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na ten dzień. Operator prosi osobę uprawnioną do działania w imieniu Klienta o akceptację nowego Regulaminu i jego załączników w Aplikacji (§ 5 ust. 2–3). Akceptacja jest możliwa od dnia udostępnienia dokumentów w Aplikacji i jest skuteczna od 1.12.2026.
5. 5.
   Jeżeli Klient nie zaakceptuje dokumentów do 31.12.2026, od 1.01.2027 do czasu akceptacji Konto Klienta działa w Trybie ograniczonym (§ 6 ust. 6). Operator przypomina o tym Klientowi e‑mailem co najmniej 14 dni wcześniej. Jeżeli Klient nie zaakceptuje dokumentów do 31.03.2027, każda ze stron może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym; Operator zapewnia wtedy eksport Danych Klienta na zasadach § 9 ust. 4.
6. 6.
   Poprzednie wersje Regulaminu i Cennika są dostępne na stronie inconvento.pl.

Załączniki:

1. 1.
   Cennik
2. 2.
   Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych