InConvento powstał, by uprościć codzienne procedury związane z zarządzaniem wspólnotą: zbieranie informacji o dostępności braci, tworzenie grafiku oficjów, rozwiązywanie konfliktów między różnymi pracami... InConvento to też system zakrystyjny stworzony, by uprościć często skomplikowane procedury zamawiania intencji i umożliwić zamawianie intencji przez samych wiernych.

Wyznaczanie oficjów i zamawianie intencji towarzyszy konwentom od bardzo dawna. Od dawna też każdy stara się poradzić z trudnościami, które są związane z tymi obowiązkami, niejednokrotnie poświęcając dużo czasu na rzeczy powtarzalne.
InConvento powstał dlatego, by uprościć te procedury zachowując ich wymagania. Dzięki dużej elastyczności aplikacji, można stworzyć praktycznie dowolną strukturę oficjów i zależności między nimi, można zbudować kalendarz mszy i intencji i łatwo nim zarządzać. Dzięki temu proces zarządzania intencjami i powiązanymi z nimi oficjami w dużym stopniu został zautomatyzowany.

InConvento powstał na bazie najnowszej wiedzy dotyczącej aplikacji internetowych. Najważniejszymi cechami tej aplikacji są: bezpieczeństwo danych, intuicyjna obsługa, prostota wdrożenia i szybkość działania.

Wyznaczanie oficjów z InConvento może być nawet przyjemne. Proces składa się tylko z dwóch kroków: zatwierdzenie dnia i przygotowanie kolejnego. Proces wyznaczania polega na przyporządkowaniu oficjum danej osobie. I tutaj InConvento czuwa nad tym, by dane oficjum mogło być przydzielone tylko i wyłącznie tym osobom, które mogą je wypełnić. Brane są tu pod uwagę wszystkie postulaty, nieobecności oraz zależności między oficjami (np. msza i spowiedź w tym samym czasie).

InConvento wyświetla wszystkie intencje danego dnia, które powinny być odprawione. Jeśli tak w istocie było, wystarczy to potwierdzić, jeśli nie, to oznaczamy te intencje, które mają być odprawione w najbliższym terminie.

InConvento analizuje bardzo dużo danych, by ten proces był przyjemny i łatwy. InConvento przygotowuje listę oficjów do wyznaczenia z każdego dostępnego typu (Msze święte z intencjami, intencje bezgodzinowe na dany dzień, spowiedzi, nabożeństwa, śluby, pogrzeby, i inne). InConvento przygotowuje też listę braci, którzy mogą być wyznaczeni do danego oficjum. Sam proces wyznaczania oficjów sprowadza się do połączenia dostępnych oficjów dostępnym braciom.

InConvento pomaga zarządzać dostępnością sal duszpasterskich, cel gościnnych, rozmównic, ale także samochodów, czy innych rzeczy, jak rzutniki. Każdy zasób ma swój kalendarz i osobę nim zarządzająca. Inny członek wspólnoty może zarezerwować sobie dany zasób i w ten sposób mieć pewność, że będzie mógł z niego korzystać w wymaganym terminie.

Niektóre oficja wymagają wykorzystania np. sali duszpasterskiej lub samochodu. Dlatego powiązanie z oficjum zasobu powoduje, że InConvento dba o to, by osoba pełniąca dane oficjum miała dostępne wykorzystywane zasoby.

Postulaty to zajęcia członków wspólnoty realizowane indywidualnie, np. wykłady, lekcje w szkole, czy też wakacje. Do takich zajęć można wykorzystywać wspólne zasoby. Wpisując postulaty można zarezerwować te zasoby i mieć pewność, że będą dostępne w odpowiednim czasie.

InConvento to aplikacja internetowa, której nie trzeba instalować na swoim komputerze. Oznacza to praktycznie zerowe koszty wdrożenia aplikacji. By korzystać z InConvento, należy wykupić do niego dostęp. Zostanie wtedy założone konto administratora wspólnoty. Osoba, która będzie zarządzała tym kontem może utworzyć wiele kont swoich współbraci tak, by mogli się logować do InConvento i wprowadzać swoje postulaty, nieobecności, preferowane oficja czy sprawdzać swój kalendarz. By móc efektywnie korzystać z InConvento, należy skonfigurować kalendarz oficjów pod własne wymagania. Stworzyć kalendarz, typy oficjów, typy dni, limity intencji. Gdy ta podstawowa konfiguracja będzie gotowa, można już korzystać z InConvento. Istnieje też możliwość importu istniejących intencji do systemu. W tym celu należy skontaktować się z zespołem InConvento.

Nie trzeba mieć własnej infrastruktury informatycznej, by korzystać z systemu zakrystyjnego i wyznaczania intencji, wystarczy dowolne urządzenie z dostępem do internetu. Nie trzeba mieć własnego serwera, który wymaga aktualizacji i dbania o bezpieczeństwo danych, gdyż InConvento dba o to. Nie trzeba mieć drukarki, by drukować potwierdzenia przyjęcia intencji (choć to może być przydatne), gdyż InConvento może wysłać potwierdzenie mailem. Nie trzeba dbać o aktualizację zarówno środowiska na komputerze, jak i oprogramowania, gdyż tym zajmuje się InConvento sprawiając, że otrzymujesz zawsze aktualne oprogramowanie.

Brak kosztów wdrożenia i utrzymania infrastruktury.

Nie trać pieniędzy i czasu na przygotowanie struktury i utrzymanie serwerów. Wystarczy wybrać plan, a utrzymaniem aplikacji zajmiemy się my.

Natychmiastowe aktualizacje

Twoje oprogramowanie zawsze jest aktualne, ponieważ wszystkie nowe funkcje są od razu dostępne dla wszystkich.

Standaryzacja rozwiązania

Wykorzystanie aplikacji przez wiele wspólnot daje korzyści związane z wprowadzonych standardów.

Szybkość i wydajność

Dynamicznie dostosowanie środowiska do zapotrzebowania użytkowników wpływa na niezawodność i szybkość działania aplikacji.

Dostęp z dowolnego miejsca

Jesteś w podróży czy w domu, zawsze masz dostęp do aplikacji i aktualnych grafików.

Innowacyjność

Wykorzystuj to, co przynosi dzisiejszy świat nowych technologii.

Niezawodność

Nie musisz się bać o awarię serwerów, gdyż zastosowane rozwiązanie zapewnia doskonałą dostępność aplikacji.

Nowoczesny wygląd

Intuicyjny i prosty interfejs sprawia, że korzystanie z aplikacji jest przyjemne.

Sercem systemu zakrystyjnego jest przyjmowanie intencji. Dzięki elastyczności InConvento można przygotować kalendarz liturgiczny na cały rok i określić warunki zamawiania intencji godzinowych (na konkretną Mszę), bezgodzinowych (konkretnego dnia), gregoriańskich oraz ślubnych i pogrzebowych. InSacristia pozwala na przyjęcie intencji w sposób bardzo prosty. Podgląd dostępnych terminów i możliwość szybkiego wydruku potwierdzenia przyjęcia intencji ułatwia cały ten proces. InSacristia umożliwia szybkie dodawanie wielu terminów odprawiania tej samej intencji.

InConvento generuje raporty finansowe przyjętych intencji i odprawionych intencji, dzienne i miesięczne. Na każdy dzień jest możliwość wygenerowania grafiku intencji do każdego miejsca, w którym są sprawowane oficja (w kościele i np. w kaplicy). InConvneto wygeneruje też grafik oficjów na tablicę konwentu na wybrany okres. Dzięki funkcji importu intencji można dodać intencje z poprzedniego systemu zakrystyjnego.

Przyjmowanie intencji mszalnych jest często mechaniczną procedurą, którą można zautomatyzować. Wystarczy tylko odpowiednio przygotować warunki przyjmowania intencji. Wierni często chcieliby poprosić o odprawienie Mszy świętej w konkretnym dniu w konkretnej intencji. Mając możliwość sprawdzenia online wolnego terminu, mogą przekazać taką prośbę dzięki formularzowi online. Formularz ten może być wyświetlony na specjalnej stronie konwentu w systemie InConvento lub na własnej stronie internetowej. Synchronizacja danych sprawia, że formularz ten zawsze pokazuje wolne intencje i pozwala na ich zamówienie online. Wierni też mogą otrzymać potwierdzenie zamówienia intencji drogą mailową.

InConvento dokłada wszelkich starań, by dane powierzone przez użytkowników były odpowiednio bezpiecznie przechowywane. InConvento wykorzystuje nowoczesne systemy autoryzacji dostępu do danych oraz zapewnia regularną kopię zapasową na własnych serwerach, co zapewnia dostęp do danych przez ostatnie 30 dni.

InConvento dba o kopie zapasowe powierzonych danych, jednocześnie umożliwia eksport wprowadzonych intecji do formatu xls, czyli Excela. Dzięki temu administrator konwentu może regularnie tworzyć własne kopie danych.

InConvento pozwala na udostępnianie różnych danych różnym użytkownikom konwentu. Administrator konwentu ma dostęp do wszystkich danych, natomiast administrator intencji do danych dotyczących intencji, a zakrystian może tylko wprowadzać intencje. Administrator oficjów może zarządzać oficjami, a administrator zasobów rezerwacjami. Każdy inny członek konwentu może dodawać swoje postulaty, określać preferencje i ma dostęp do swojego kalendarza oficjów. W związku z tym należy pamiętać o tym, by dostęp użytkowników w roli administratora konwentu był odpowiednio zabezpieczony silnym hasłem.