Polityka prywatności InConvento

Ta Polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe w związku ze stroną inconvento.pl i aplikacją InConvento. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane w Regulaminie.

1. Kto jest administratorem danych

1. 1.
   Administratorem danych opisanych w punkcie 3 jest Antoni Wysocki, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Antoni Wysocki, NIP 5212609990, REGON 366482484, ul. Wiolinowa 2/50, 02-785 Warszawa („my”).
2. 2.
   Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@inconvento.pl. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.

2. Dane, które wprowadzają wspólnoty (my jako podmiot przetwarzający)

1. 1.
   Dane członków wspólnoty, pracowników, gości, osób zgłaszających się na wydarzenia, osób zamawiających intencje przez formularz online, osób wypełniających formularze charytatywne i innych osób, które Klient (np. klasztor lub prowincja) wprowadza do Aplikacji, przetwarzamy wyłącznie na polecenie Klienta, na podstawie umowy powierzenia (Załącznik nr 2 do Regulaminu).
2. 2.
   Administratorem tych danych jest Klient. W sprawie tych danych, w tym realizacji praw opisanych w punkcie 8, należy kontaktować się przede wszystkim z Klientem. Jeżeli wniosek trafi do nas, przekażemy go Klientowi.
3. 3.
   Kościelne osoby prawne Kościoła katolickiego w Polsce mogą stosować do tych danych Dekret ogólny KEP z 13 marca 2018 r. Organem nadzorczym jest wtedy Kościelny Inspektor Ochrony Danych.
4. 4.
   Dane intencji przechowujemy w bazie Aplikacji do zakończenia umowy z Klientem albo do jego polecenia, by je usunąć. Szczegółowe dane intencji sprzed 1 stycznia poprzedniego roku mogą być udostępniane w Aplikacji w postaci plików archiwalnych (XLSX lub PDF).
5. 5.
   Jeżeli Klient włączy Integrację z Kalendarzem Google, Aplikacja korzysta z dostępu do kalendarzy na koncie Google Klienta wyłącznie po to, by zapisywać w nich przydziały osób do oficjów i Mszy. Danych uzyskanych przez interfejsy Google nie przekazujemy innym podmiotom, nie wykorzystujemy do reklamy ani do trenowania modeli sztucznej inteligencji i nie używamy w innym celu. Korzystanie przez InConvento z informacji otrzymanych z interfejsów Google API i ich przekazywanie innym aplikacjom jest zgodne z Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami Limited Use (InConvento's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements).

3. Dane, które przetwarzamy jako administrator

Podanie danych do Umowy i faktury jest dobrowolne, ale bez nich nie możemy zawrzeć Umowy. Dane osób kontaktowych i Użytkowników otrzymujemy zwykle od Klienta. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne.

4. Komu przekazujemy dane

Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty, które pomagają nam świadczyć Usługę, na podstawie umów i tylko w potrzebnym zakresie:

1. •
   hosting i kopie zapasowe: OVH SAS, centrum danych w Warszawie,
2. •
   wysyłka e‑maili z Aplikacji: Sinch Mailgun (Mailgun Technologies, Inc.),
3. •
   biuro rachunkowe obsługujące księgowość i pomagające w wystawianiu faktur,
4. •
   statystyki i analiza (po wyrażeniu zgody): Google Ireland Ltd. (Google Analytics, strona inconvento.pl) oraz Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft Clarity, Aplikacja), zob. punkt 6,
5. •
   Krajowa Administracja Skarbowa (KSeF) i inne organy, gdy wymagają tego przepisy.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. 1.
   Dane w Aplikacji przechowujemy na serwerach w EOG. E‑maile z Aplikacji wysyła Sinch Mailgun (Mailgun Technologies, Inc.) z serwerów w USA. Przekazanie odbywa się na podstawie EU‑US Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych zawartych z Mailgun. Do Mailgun trafiają tylko dane potrzebne do wysłania wiadomości (adres e‑mail, imię i nazwisko, treść powiadomienia).
2. 2.
   Google Analytics i Microsoft Clarity mogą przekazywać dane do spółek matek w USA (Google LLC, Microsoft Corporation). Podstawą jest decyzja Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. w sprawie EU‑US Data Privacy Framework (spółki są certyfikowane), a uzupełniająco standardowe klauzule umowne (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń można otrzymać, pisząc na kontakt@inconvento.pl.

6. Pliki cookies

1. 1.
   Strona i Aplikacja używają plików cookies i podobnych technologii zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.
2. 2.
   Niezbędne cookies (logowanie, utrzymanie sesji, zapamiętanie wyboru dotyczącego cookies, bezpieczeństwo) stosujemy bez zgody, bo bez nich strona i Aplikacja nie działają.
3. 3.
   Analityczne cookies stosujemy wyłącznie po wyrażeniu zgody w okienku „Pliki cookies” (przyciski „Akceptuję” / „Odrzucam”). Do czasu wyrażenia zgody narzędzia analityczne nie są ładowane:

   1. •
      Google Analytics – tylko na stronie inconvento.pl: statystyki odwiedzin (liczba wizyt, odwiedzane strony), bez przekazywania imion, nazwisk ani adresów e‑mail. Strony i formularze publiczne wspólnot (np. formularze intencji) nie korzystają z narzędzi analitycznych,
   2. •
      Microsoft Clarity – tylko w Aplikacji po zalogowaniu: analiza sposobu korzystania z Aplikacji (kliknięcia, przewijanie, nagrania sesji). Clarity maskuje treści wyświetlane i wpisywane w Aplikacji, więc nie otrzymuje danych osobowych zawartych na ekranach. Zgodę można w każdej chwili zmienić linkiem „Ustawienia cookies” w menu konta lub w stopce. Odmowa zgody nie ogranicza korzystania z Aplikacji ani strony. Wybór zapamiętujemy w pamięci przeglądarki na 12 miesięcy, więc na innym urządzeniu lub po wyczyszczeniu danych przeglądarki zapytamy ponownie. Nie stosujemy cookies marketingowych ani reklamowych.
4. 4.
   Cookies można też usuwać lub blokować w ustawieniach przeglądarki; zablokowanie niezbędnych cookies uniemożliwi zalogowanie się.

7. Jak chronimy dane

Stosujemy środki odpowiednie do ryzyka, w szczególności: szyfrowanie połączeń (TLS), kontrolę dostępu do danych, limity zapytań i wykrywanie automatycznego dostępu, kopie zapasowe wykonywane co godzinę, hosting w centrach danych w EOG oraz aktualizacje bezpieczeństwa. Nie wysyłamy newslettera; o nowościach informujemy na stronie i w Aplikacji.

8. Twoje prawa

1. 1.
   Masz prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem).
2. 2.
   Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. W sprawach złożonych możemy przedłużyć ten termin o dwa miesiące, o czym poinformujemy.
3. 3.
   Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl). W sprawie danych wprowadzonych przez kościelną osobę prawną właściwy może być Kościelny Inspektor Ochrony Danych.

9. Zmiany Polityki

O zmianach informujemy na stronie inconvento.pl, a o zmianach istotnych dla Klientów także e‑mailem. Poprzednie wersje Polityki udostępniamy na żądanie.